Обязанности:
Осуществление подготовки и организации работы офиса:
- организация проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров, модемов, факсов и т.д.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;
- обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределения между работниками и рационального использования перечисленных ценностей;
- Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
- прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
- прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
- проверка своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного редактирования,
- организация проведения телефонных переговоров руководителя, фиксация в его отсутствие полученной информацию и доведение до его сведения ее содержание, передача и прием информации по телефаксу, телефнону, электронной почте, почте России.
- составление писем, запросов и других документов.
- оформление приказов директора и доводение их до сведения работников,
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний,
- осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
- обеспечение исполнения работниками указаний руководства организации,
- Ведение делопроизводства.
- Ведение регистрации и учет входящей и исходящей документации.
- Осуществление не менее 2 раз в день получения и рассылки электронной почты. Контроль доставки почты для организации.
- Организация приема посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирование личных дел сотрудников, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников.
- Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей.
- Консультация посетителей по вопросам, касающихся оказываемых услуг. Прием меров по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- Оформление заказов, договоров и иных соответствующей документации с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечение отправки заказов по электронной почте.
- координация по завершению работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: отключение офисного оборудования, освещения, пр.
Дополнительно:
Проведение треннингов, курсов